Thuê hội trường nhỏ MS 35

Mỗi event được cơ cấu dù với quy mô lớn hay nhỏ đều được cần được chuẩn bị rất chu đáo và lên kế hoạch rõ ràng, cụ thể. Công tác chuẩn bị càng chu đáo, khắt khe bao nhiêu thì tỉ lệ thành công của event càng lớn, càng giảm thiểu được các sự cố ngoài ý muốn trong sự kiện.

Một trong những vấn đề không thể thiếu trong công tác chuẩn bị để một event thành công đó là việc lựa chọn vị trí và hội trường tổ chức sự kiện. Trước một sự kiện tối thiểu, Quý khách sẽ rất trăn trở nên lựa chọn thuê hội thảo như thế nào để đạt được đầy đủ tiêu chí và phù hợp với sự kiện theo như kế hoạch? chúng tôi xin đưa ra một số năng lực để Quý khách tham khảo.

1. Phònghội trường tổ chức sự kiện: Phòng hội trường quan trọng môi trường thích hợp với tính chất của sự kiện, tạo không khí hài hòa và tâm lý môi trường không gian nhiệt huyết. Điều này làm cho khách tham dự cảm thấy hài lòng, dễ chịu và có xu hướng thân thiện, tiến gần và hòa nhập với sự kiện, thúc đẩy tổ chức event thành công. Bạn cần lưu ý và cân nhắc lực chọn diện tích hội trường phù hợp với số khách mời, tuỳ từng tính chất của event, diện tích TB có thể từ 1 m2 – 4 m2/ khách mời.

VD: Với một buổi Talk Show, phần sân khấu hội trường là rất quan trọng. Sân khấu cần đạt đủ độ cao, rộng rãi, chắc chắn cho khách mời cảm thấy an tâm khi ngồi trao đổi và khán giả cũng dễ dàng quan sát được địa điểm của khách mời. Ánh sáng hội thảo cần tập trung chính về phía hầm vực sân khấu, tạo điểm nhấn cho không gian hội thảo. Diện tích chỗ ngồi của khán giả không cần quá rộng, do tính chất của event này không đòi hỏi khán giả phải di chuyển và vận động nhiều ( thông thường chỉ cần 0,7 – 1m2/người).

Khác với một buổi Talk Show, với một chương trình đào tạo kĩ năng, đặc biệt là những khoá đào tạo – training có phân chia theo nhóm, phần môi trường hội thảo cho học sinh lúc này lại rất quan trọng, không gian hội trường cần chắc chắn thoáng mát để học sinh có thể vận động hoặc dễ dàng di chuyển để hoạt động nhóm hoặc làm các bài tập kĩ năng theo thắc mắc của diễn giả. Diện tích TB cho 1 học viên cần từ 3 – 4m2/người. Sân khấu chỉ cần chiếm một diện tích nhỏ của hội trường…

2. Chất lượng hội trường: ngoài diện tích, không gian hội trường phần nội thất và thiết bị hội thảo cũng rất quan trọng: bàn, ghế, khăn phủ, cách bày trí – bài trí phòng, hoa để bàn, bục phát biểu… cần đầy đủ và thích hợp với sự kiện mà Quý khách đang lên kế hoạch tổ chức.

3. trang bị hội thảo: cần kiểm tra rất kĩ chất lượng màn chiếu, âm thanh, ánh sáng, internet, có máy phát dự phòng, an ninh tốt, các giải pháp dự phòng khi có sự cố xảy ra. Trong đó, âm thanh và máy chiếu là 2 trang bị cần phải đặc biệt chú trọng vì nó gần như sẽ được sử dụng trong toàn bộ quá trình diễn ra event và được coi là linh hồn của event, nếu mọi thứ đều chuẩn bị tốt nhưng 2 cơ sở vật chất này gặp trục trặc, đảm bảo event của Quý khách sẽ không thể thành công.

4. Địa chỉ hội trường: phòng hội trường cơ cấu sự kiện thiết yếu Address rõ ràng, dễ thấy và có đánh dấu trên bản đồ googlemap (tiết kiệm quá trình tìm vị trí cho khách tới dự).
Có bãi đỗ xe máy, xe ô tô (cần có biển chỉ dẫn đầy đủ , tránh trường hợp khách mời phải loay hoay đi tìm chỗ gửi xe). tốt nhất, Bạn hãy gửi đính kèm sơ đồ đến hội thảo cùng giấy hoặc thư mời)

5. Các Dịch vụ đi kèm cùng Dịch vụ cho thuê phòng học tại Hà Nội, hội trường: Quý khách nên lựa chọn những đơn vị có Dịch vụ trọn gói như: Dịch vụ teabreak, ăn trưa, nơi nghỉ ngơi, cho thuê xe ô tô đưa đón, hoa tươi chúc mừng, trang trí sân khấu, in ấn, thi công backdrop, cung ứng nhân sự tổ chức sự kiện ( MC, lễ tân, PG, Ca sĩ….). Như thế, sự kiện của Bạn sẽ chuyên nghiệp và cắt giảm được thời gian, mức giá hơn nhiều so với việc thuê lẻ Hệ thống bên ngoài hay tự chuẩn bị.

6. giá cả hội thảo: Một lưu ý nữa là giá cả phòng hội thảo, giá của hội trường sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố: địa điểm, chất lượng hội trường, chất lượng dịch vụ… Bạn nên tham khảo giá của 3- 4 đơn vị chuyên cho thuê phòng hội thảo, để so sánh giá cả và cân đối với nguồn tiền của của Bạn để lựa chọn địa điểm phù hợp. Về vấn đề này Quý khách cũng cần lưu ý, không phải nhất thiết phải lựa chọn đơn vị cho thuê hội trường với giá rẻ nhất, vì chi phí sẽ đi đôi với chất lượng Dịch vụ, nến xem xét kĩ để lựa chọn 1 địa điểm chi phí thích hợp, chất lượng Hệ thống hoàn hảo để vừa cắt giảm được mức giá, vừa đảm bảo cho event của Bạn sẽ thành công.

7. Thủ tục thuê hội trường: Cuối cùng là hợp đồng cho thuê phòng học, hội thảo, đó là sau khi Quý khách quyết định thuê, Bạn nên làm hợp đồng, biên bản thoả thuận rõ ràng giữa 2 bên, kiểm tra tình trạng, chất lượng hội trường cũng như các Hệ thống đi kèm trước khi nhận bàn giao, để tránh giá thành phát sinh không mong muốn trong kế hoạch kinh phí của Quý khách, cũng là để chắc chắn trách nhiệm giữa 2 bên.
Với những năng lực thuê hội trường cơ cấu sự kiện rất thiết thực trên, hy vọng các Quý khách có thể tìm cho mình hội trường ưng ý nhất và chắc chắn thành công cho event của Bạn.

Mọi thông tin chi tiết về dịch vụ cho thuê phòng học giá rẻ tại Hà Nội xin vui lòng liên hệ:

Địa Chỉ: Số 1 Hoàng Đạo Thúy – Trung Hòa – Cầu Giấy – Hà Nội

Hotline: 098.642.9889